Privacyverklaring

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

TDL SafeOps Solutions

Tom Delombaerde – Eenmanszaak

Spinnerijstraat 18, BE-8552 Moen, België

Ondernemingsnummer: 1037.486.858 | BTW-nummer: BE 1037.486.858

E-mail: info@tdlsolutions.be | Tel.: +32 485 84 26 02

Website: https://www.tdl-safeops-solutions.be/

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via support@tdlsolutions.be.

TDL SafeOps Solutions heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met TDL SafeOps Solutions kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.

Contactgegevens: naam en voornaam; functie en professionele titel; bedrijfsnaam; professioneel e-mailadres; professioneel telefoonnummer; bedrijfsadres.

Gegevens met betrekking tot opdrachten: correspondentie; offerte- en contractgegevens; facturatiegegevens; informatie over de opdracht; afspraken en communicatie; gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van een audit, assessment, consultancyopdracht of opleiding.

Gegevens met betrekking tot opleidingen en trainingen: wanneer u deelneemt aan een opleiding of training kunnen wij bijvoorbeeld verwerken: naam; bedrijfsgegevens; aanwezigheid; deelnamegegevens; resultaten of evaluatiegegevens indien relevant; gegevens noodzakelijk voor het uitreiken van een attest of certificaat.

Technische gegevens: bij gebruik van onze website kunnen, afhankelijk van de configuratie van de website, technische gegevens worden verwerkt zoals IP-adres; browserinformatie; type toestel; besturingssysteem; datum en tijdstip van bezoek; bezochte pagina's; technische loggegevens.

Gegevens die u vrijwillig verstrekt: alle informatie die u zelf verstrekt via een contactformulier, e-mail, telefoon, offerteaanvraag of andere communicatie kan worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de behandeling van uw aanvraag of opdracht.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

TDL SafeOps Solutions verwerkt persoonsgegevens voor onder meer de volgende doeleinden: beantwoorden van informatie- en contactaanvragen; opmaken en beheren van offertes; sluiten en uitvoeren van overeenkomsten; uitvoeren van audits en assessments; uitvoeren van consultancy- en adviesopdrachten; organiseren en uitvoeren van opleidingen en trainingen; communiceren met opdrachtgevers, deelnemers en contactpersonen; facturatie en boekhouding; opvolgen van klantenrelaties; beheren en beveiligen van onze website en IT-systemen; naleven van wettelijke en administratieve verplichtingen; behandelen van klachten, geschillen en juridische procedures; verbeteren van onze dienstverlening; verzenden van zakelijke communicatie en, indien wettelijk toegestaan, commerciële communicatie.

TDL SafeOps Solutions verwerkt persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor deze oorspronkelijk werden verzameld.

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden.

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren. Bijvoorbeeld: uitvoering van een audit; consultancyopdracht; opleiding; offerte; facturatie.

Wettelijke verplichting: wanneer TDL SafeOps Solutions wettelijk verplicht is bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld: boekhoudkundige en fiscale verplichtingen; wettelijke bewaarplichten; verplichtingen opgelegd door bevoegde overheidsinstanties.

Gerechtvaardigd belang: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van TDL SafeOps Solutions of een derde, waarbij uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen. Bijvoorbeeld: administratieve communicatie; beveiliging van IT-systemen; fraudepreventie; bescherming van bedrijfsmiddelen; beheer van zakelijke klantenrelaties; verdediging van juridische rechten.

Toestemming: wanneer dit wettelijk vereist is, wordt uw voorafgaande toestemming gevraagd. U kunt een verleende toestemming steeds intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

5. Verwerking van bedrijfs- en securitygevoelige informatie

Door de aard van onze activiteiten kunnen tijdens audits, HSE-assessments, security assessments, risicoanalyses en consultancyopdrachten informatie en documenten worden ontvangen die vertrouwelijk, commercieel gevoelig of veiligheidskritisch zijn. TDL SafeOps Solutions behandelt dergelijke informatie vertrouwelijk en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om deze informatie te beschermen.

Wanneer een opdracht dit vereist, kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over: vertrouwelijkheid; informatieclassificatie; toegangsrechten; opslag en bewaartermijnen; rapportering; vernietiging of teruggave van documenten; incidentmelding; geheimhoudingsovereenkomsten (NDA).

TDL SafeOps Solutions zal vertrouwelijke informatie niet zonder rechtmatige grond met derden delen, behoudens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, wettelijk verplicht is of uitdrukkelijk werd overeengekomen.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen, uitsluitend wanneer noodzakelijk, worden gedeeld met: medewerkers of medewerkers die namens TDL SafeOps Solutions optreden; onderaannemers of zelfstandige professionals die bij een opdracht betrokken zijn; IT- en hostingleveranciers; softwareleveranciers; boekhouder of accountant; verzekeringsmaatschappijen; juridische adviseurs; bevoegde overheidsinstanties; andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.

Wanneer een derde persoonsgegevens namens TDL SafeOps Solutions verwerkt, wordt waar vereist een verwerkersovereenkomst gesloten overeenkomstig artikel 28 GDPR.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

TDL SafeOps Solutions streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat, bijvoorbeeld: een adequaatheidsbesluit; passende waarborgen; standaardcontractbepalingen; of een andere wettelijk toegestane overdrachtsgrond.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is. Als uitgangspunt kunnen volgende bewaartermijnen worden gehanteerd: contactaanvragen, maximaal 12 maanden na laatste relevante communicatie; offertes, maximaal 5 jaar tenzij langer noodzakelijk; contractgegevens, gedurende overeenkomst plus toepasselijke wettelijke termijn; facturatiegegevens, overeenkomstig wettelijke boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht; opleidingsadministratie, zolang noodzakelijk voor administratie, attestering en eventuele wettelijke verplichtingen; audit- en consultancygegevens, volgens overeenkomst of opdracht en noodzakelijke bewaartermijn; securitygevoelige opdrachtinformatie, zo kort mogelijk en volgens opdracht- en NDA-afspraken; toestemmingsgegevens cookies, overeenkomstig de gebruikte consent management oplossing.

Wanneer specifieke wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen, heeft die wettelijke termijn voorrang.

9. Beveiliging

TDL SafeOps Solutions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie te beschermen tegen onder meer:ongeoorloofde toegang; verlies; vernietiging; wijziging; ongeoorloofde openbaarmaking; datalekken; ongeoorloofde verwerking.

Afhankelijk van de aard van de informatie kunnen maatregelen omvatten: toegangscontrole; wachtwoord- en authenticatiebeleid; beveiligde communicatie; back-ups; antivirus- en beveiligingsmaatregelen; beperkte toegangsrechten; logging; beveiligde opslag; vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen.

10. Datalekken

Wanneer een beveiligingsincident leidt tot een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zal TDL SafeOps Solutions handelen overeenkomstig de toepasselijke GDPR-verplichtingen. Wanneer wettelijk vereist, wordt een datalek gemeld aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of betrokken personen.

11. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de GDPR heeft u onder meer het recht op: inzage in uw persoonsgegevens; rectificatie van onjuiste gegevens; verwijdering van persoonsgegevens; beperking van de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens; bezwaar tegen bepaalde verwerkingen; intrekking van toestemming; bescherming tegen bepaalde geautomatiseerde besluitvorming.

Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen onder bepaalde omstandigheden worden beperkt door wettelijke verplichtingen of andere geldige rechtsgronden. Een verzoek kan worden gericht aan info@tdlsolutions.be. TDL SafeOps Solutions kan, indien redelijk noodzakelijk, bijkomende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

12. Recht van bezwaar

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar maken tegen die verwerking. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kunt u daar steeds zonder kosten bezwaar tegen maken.

13. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke regelgeving worden verwerkt, kunt u contact opnemen met TDL SafeOps Solutions. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België. Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

14. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

TDL SafeOps Solutions gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of vergelijkbare significante gevolgen voor betrokkenen heeft, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

15. Minderjarigen

De diensten van TDL SafeOps Solutions zijn in hoofdzaak gericht op ondernemingen en professionele opdrachtgevers. Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt in het kader van een specifieke opleiding of activiteit, gebeurt dit overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en uitsluitend voor zover noodzakelijk.

16. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

TDL SafeOps Solutions kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer wetgeving, dienstverlening, technologie of verwerkingsactiviteiten veranderen. De meest recente versie wordt steeds op deze website gepubliceerd.